Agence événementielle de qualité sur Lausanne

Organiser des événements

La phase organisationnelle est certainement la plus stressante même dans une soirée Chippendales : vous devez vous occuper de chaque détail et vous avez de nombreuses responsabilités à assumer.

Dans cette phase, les grandes agences du secteur confient la tâche au gestionnaire de l'événement, qui établit les accords et les relations avec les fournisseurs, les hôteliers, les gestionnaires et les sponsors. Habituellement, le secrétariat de l'organisation est responsable des contacts, qui communique au client et à tous les intervenants l'information relative à la phase de mise en œuvre.

Le secrétariat gère également les invitations des invités et s'occupe de leur inscription.

Un bon organisateur ne doit négliger aucun détail pour maximiser le succès de l'événement et répondre aux attentes du client.

Il devra le faire :

•  vérifier qu'il y a un point de réception à l'intérieur de l'emplacement


• organiser la logistique : déplacements, horaires et moyens de transport disponibles, parkings éventuels.


• les règlements de sécurité et les plans d'urgence ;

L'organisation, instruit le personnel sur place dans leurs tâches respectives.

Il peut arriver qu'au cours de la phase d'organisation, des changements nécessaires doivent être apportés, tels que la réduction du budget disponible, le déplacement d'un événement extérieur vers un lieu fermé, ou d'autres changements résultant de circonstances internes et externes à l'entreprise.

Il incombe au responsable de l'événement de respecter l'horaire convenu et de ne pas dépasser le budget pour éviter des problèmes à l'entreprise.

Communication >>> La communication est une part importante du succès d'un événement, car c'est grâce à la promotion et au marketing que l'on apprend à connaître l'événement.

Ceux qui gèrent la communication de l'événement auront pour tâche d'informer les invités et les invités, de gérer la presse, mais surtout de promouvoir l'initiative avant, pendant et après.

Le responsable de la promotion développe une stratégie intégrée visant des actions marketing.

Ils créent et diffusent du matériel hors ligne et en ligne, en utilisant les différents moyens disponibles, tels que :

• communiqués de presse, réseaux sociaux


• sites web dédiés


• articles


• e-mail marketing pour le groupe cible spécifique


• Campagnes ADV selon des critères de diffusion spécifiques

Tout doit être fait avec une attention particulière à la marque de l'entreprise émettrice, afin que la promotion de l'événement reflète le style de communication de l'entreprise et renforce ses messages.

Gestion d'événements >> La gestion de l'événement en cours est le cœur de la gestion de l'événement ; c'est la partie qui demande le plus de responsabilité.

La tâche du responsable de l'événement est de coordonner les parties planifiées au cours des premières étapes et de suivre l'évolution de l'initiative.

 Il doit coordonner tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre de l'événement tels que les fournisseurs, le personnel, créer et gérer des groupes de travail en mettant en pratique les directives de l'organisateur. Très souvent, en fait, ces deux chiffres coïncident.

La personne qui gère l'événement a la tâche de le superviser pendant son déroulement ; il faut s'assurer que tout se déroule précisément dans les délais impartis.

Plus spécifiquement, il suit le déroulement de l'événement afin d'en garantir la qualité.

La gestion des événements exige une bonne résolution des problèmes, car des événements imprévus, des retards et d'autres problèmes peuvent survenir au cours du projet, ce qui peut entraîner un écart par rapport aux plans préétablis.

Dans ces cas, il est important que le gestionnaire de l'événement sache comment trouver une solution opportune qui garantisse le succès de l'événement, quelles que soient les circonstances.

Surveillance des KPI

Une autre compétence possible dans la gestion d'événements est de vérifier le retour d'information des participants et le succès global de l'événement.

Ce type de suivi consiste à mesurer les indicateurs clés de performance (KPI), acronyme pour les indicateurs clés de performance.

Les KPI reflètent la tendance de l'événement, en pratique, ils vous indiquent si tout le travail effectué avant et pendant l'initiative a eu un feedback positif ou négatif.

Elles sont décisives pour vérifier si les méthodes utilisées étaient fonctionnelles ou incorrectes, si l'événement prévu a apporté de la valeur à l'entreprise.

Fondamentalement, trois aspects peuvent être vérifiés qui sont essentiels pour le résultat de l'événement :

    inscriptions des participants
    rendement du capital investi
    Rétroaction des personnes présentes